Projektportfoliomanagement, durchgängig
Neun Bereiche für Lieferung, Nutzen, Strategie, Governance, Stakeholder, Kapazität, Kosten und Änderungen. Alles davon liest aus den Tools, die Ihre Teams ohnehin nutzen, und nichts davon verlangt von ihnen, anders zu arbeiten.
Was Portavi kann
Alles im Produkt enthalten, nicht als separate Module verkauft.
Projekte & Agile
Jedes Projekt so gelesen, wie es läuft: Sprints, Phasen, Meilensteine oder laufende Arbeit.
Alle PläneProgramme & Nutzen
Programme, gemessen an dem Nutzen, für den sie existieren.
Alle PlänePortfolios & Strategie
Portfolios, strategische Ziele und Strategie-Reviews, die festhalten, was entschieden wurde.
Ab dem Growth-PlanGovernance & RAID
Ein vollständiges RAID-Log, daneben Entscheidungen, Lessons Learned, Nutzen und Änderungsanträge.
Alle PläneEngagement der Stakeholder
Wer ein Interesse hat, wie engagiert jemand ist und wer was tut.
Alle PläneKapazitätsplanung
Die offene Arbeit aller Beteiligten über jedes angebundene Tool, mit früh sichtbarer Überlastung.
Alle PläneBudget & Fertigstellungswert
Kostenbasispläne, Reserven und Fertigstellungswert, mit einer Schätzung bei Fertigstellung.
Alle PläneÄnderungsmanagement
Änderungsanträge mit Baselines und Toleranzen, damit sich nichts stillschweigend ändert.
Alle PläneKI-Zusammenfassungen & Umschreiben
Berichtszusammenfassungen, Erklärungen zu gefährdeten Projekten, ein Morgenüberblick und Umschreiben.
Ab dem Growth-PlanProjekte & Agile
Portavi liest, wie ein Projekt tatsächlich läuft, statt jedes Team in dieselbe Form zu zwingen.
Nur lesend, aus Ihren vorhandenen Tools
Projekte, Aufgaben, Sprints und Phasen werden aus Jira, Asana, Monday.com, Azure DevOps, ClickUp, GitHub Projects, Microsoft Planner und Wrike synchronisiert.
Jede Vorgehensweise, ein Zustandsmodell
Ein Scrum-Projekt wird über den aktiven Sprint gelesen, ein Wasserfall-Projekt über die aktuelle Phase, ein Kanban-Board über die laufende Arbeit und jedes Projekt über seinen nächsten Meilenstein. Wie ein Team auch arbeitet, das Projekt läuft am Ende in dasselbe „im Plan“, „gefährdet“ oder „verzögert“ zusammen.
Terminvorschläge
Läuft die Arbeit unter einem Projekt oder Programm über dessen Termine hinaus, schlägt Portavi neue vor, die Sie annehmen können.
Programme & Nutzen
Ein Programm wird daran gemessen, was es verändert hat, nicht daran, ob seine Projekte geschlossen wurden.
Nutzen gemessen, nicht nur behauptet
Ein Nutzen trägt einen Ausgangswert und einen Zielwert und wird im Rhythmus des Programms gemessen. Geliefert wird getrennt von erreicht geführt: Fertige Arbeit ist noch kein eingetretener Nutzen.
Summiert, nie gemittelt
Kosten- und Terminwerte laufen über ein Programm als Summen zusammen, nicht als Mittelwerte. So lässt sich ein großes Projekt in Schieflage nicht hinter mehreren kleinen gesunden verstecken.
Änderungssteuerung bis auf Programmebene
Ein Programm trägt ein eigenes Baseline-Enddatum und Baseline-Budget, und ein dagegen gestellter Änderungsantrag durchläuft denselben Genehmigungsweg wie einer auf Projektebene.
Portfolios & Strategie
Bündeln Sie Programme und Projekte in Portfolios, setzen Sie Ziele dagegen und führen Sie Strategie-Reviews, die etwas hinterlassen. Ziele lassen sich in Portavi schreiben oder aus dem Tool spiegeln, in dem Ihre Teams sie ohnehin pflegen.
Vier Zieltools
Atlassian Goals über Ihre Jira-Verbindung, Asana Goals, ClickUp Goals und Tability.
Direkt in die Strategy Map
Der Fortschritt jedes Key Results fließt in die Strategy Map und in Ihre Strategie-Reviews, mit einem Link zum Ziel in seinem eigenen Tool.
Governance & RAID
Ein vollständiges RAID-Log für jedes Projekt und Programm und ein Dashboard dessen, was über alle hinweg Aufmerksamkeit braucht.
Ein vollständiges RAID-Log
Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten für jedes Projekt und Programm, daneben Entscheidungen, Lessons Learned, Nutzen und Änderungsanträge.
Was Aufmerksamkeit braucht, zuerst
Eine Liste über das ganze RAID-Log, das Dringendste zuerst: überfällige Probleme, verzögerte Abhängigkeiten, fällige Annahmenprüfungen und Risiken mit hoher Exposition, dazu die Projekte, die das meiste davon tragen.
Annahmen mit Prüfdatum
Wird eine Prüfung fällig, landet sie in „Mein Fokus“ der verantwortlichen Person, und eine Annahme, die sich als falsch erweist, kann in einem Schritt ein Risiko oder ein Problem auslösen.
Was auf was wartet
Ein Arbeitspaket kann über Programme und Portfolios hinweg auf ein anderes warten. Verzögert sich eine Verknüpfung, zeigt sie die Zahl der Tage, rot auf den Zeitachsen und in „Mein Fokus“ für die Verantwortlichen beider Enden.
Ein Entscheidungsprotokoll, das sich selbst schreibt
Das Entscheidungsprotokoll füllt sich aus Strategie-, Sprint-, Cadence- und Nutzen-Reviews sowie aus Risikoereignissen, als Nebenprodukt der Meetings, die Sie ohnehin abhalten.
Risiken dort, wo die Arbeit ist
Jedes Projekt und Programm hat einen RAID-Tab, sodass ein Risiko oder Problem direkt neben der Arbeit erfasst wird, die es bedroht.
Engagement der Stakeholder
Wer die Arbeit beeinflussen kann, wie engagiert diese Person heute ist gegenüber dem, was Sie brauchen, und wer wofür einsteht.
Ein Register, und nicht nur Ihre Kolleginnen und Kollegen
Teammitglieder aus Ihren PM-Tools, Personen mit einem Portavi-Konto und Personen ganz ohne Konto, etwa Kunden, Aufsichtsbehörden und Lieferanten, in einem Register, bewertet nach Macht und Interesse in jedem Projekt.
Das Macht-Interesse-Raster
Macht- und Interessenbewertungen ordnen jede Person in Eng betreuen, Zufrieden halten, Informiert halten oder Beobachten ein, sodass sich das Feld ableitet, statt ausdiskutiert zu werden.
Die Lücke, die Sie wirklich schließen müssen
Jeder Stakeholder trägt das Engagement, das Sie haben, und das Engagement, das Sie brauchen, und Portavi zeigt den Abstand: Genau daran kann ein Plan ansetzen.
Eine RACI, die sich selbst prüft
Responsible, Accountable, Consulted und Informed für jedes Umfangselement. Die Portavi-KI kann die Zeilen aus den Epics und Phasen eines Projekts oder dem Nutzen eines Programms entwerfen, und ein Entwurf bleibt ein Vorschlag, bis ihn jemand annimmt.
Es summiert sich nach oben
Ein Programm sieht alle Beteiligten über seine Projekte hinweg und markiert Personen, die seine Projekte sehr unterschiedlich bewerten. Ein Portfolio sieht seinen Lenkungsausschuss, seine Schlüsselpersonen und ob jedes Programm und Projekt erfasst wurde.
Kapazitätsplanung
Wer zu viel trägt, über alle angebundenen Tools auf einmal.
Eine Person, nicht fünf Konten
Portavi erkennt dieselbe Person in Jira, Asana und Ihren übrigen Tools, sodass ihre Auslastung nur einmal zählt.
Überlastung, bevor die Termine kippen
Offene und überfällige Arbeit pro Person über alle Projekte, mit einer Heatmap, die zeigt, wo die Last liegt.
Erst planen, dann verschieben
Simulieren Sie, wie sich Arbeit zwischen Personen verschiebt, und sehen Sie die prognostizierte Auslastung, bevor Sie sich festlegen.
Budget & Fertigstellungswert
Was die Lieferung gekostet hat, gegen das, was sie kosten sollte.
Ein Basisplan mit echten Reserven
Risikoreserve und Managementreserve, so geführt, wie PMBOK sie anlegt, damit Sie jederzeit sehen, was von jeder übrig ist.
CPI, SPI und eine Prognose
Planwert (PV), Fertigstellungswert (EV) und Istkosten (AC), dazu Kosten- und Termin-Performance-Index sowie eine Schätzung bei Fertigstellung (EAC).
Kontrollpunkte, die die Zahlen einfrieren
Jeder Kontrollpunkt hält die Zahlen fest, die Sie berichtet haben, sodass der Verlauf zeigt, wie sich die Prognose bewegt hat.
Änderungsmanagement
Änderungsanträge zu Projekten und Programmen: gestellt von der verantwortlichen Person des betroffenen Elements, entschieden von Genehmigenden und anschließend angewendet.
Fünf Arten von Änderung
Umfang, Termine, Budget, Ressourcen und Sonstiges. Jeden Antrag stellt die verantwortliche Person des Projekts oder Programms, das er betrifft.
Genehmigende entscheiden parallel
Alle Beteiligten entscheiden gleichzeitig, und eine einzige Ablehnung schließt den Antrag. Wer genehmigt, legt jeder Workspace selbst fest.
Baselines und Toleranzen
Jedes Projekt und Programm trägt ein Baseline-Enddatum und ein Baseline-Budget. Eine Bearbeitung über die Toleranz des Workspace hinaus wird zum Änderungsantrag statt zur stillen Änderung.
Es erscheint dort, wo Sie ohnehin arbeiten
Änderungsanträge haben ein eigenes Register, einen Änderungen-Tab auf jedem Projekt und Programm, Aktionen in „Mein Fokus“ und einen Abschnitt in den Statusberichten, und jede Entscheidung wird automatisch protokolliert.
KI-Zusammenfassungen & Umschreiben
Für die lesende Person geschrieben, aus den Zahlen, die ohnehin auf der Seite stehen.
Executive Summaries, wenn Sie sie anfordern
In den Berichten zum Portfolio-Zustand und zur Executive Summary: wo das Portfolio steht, was sich verändert hat und was Aufmerksamkeit braucht.
Warum ein Projekt gefährdet ist
Ein bis zwei Sätze unter einem gefährdeten Projekt, die erklären, was das Risiko treibt.
Ein Morgenüberblick auf „Mein Fokus“
Zwei Sätze oben auf Ihrer persönlichen Seite: was heute Ihre Aufmerksamkeit braucht und was sich über Nacht in Ihren Projekten bewegt hat.
Umschreiben in jedem Textfeld
Formulieren Sie Statusnotizen, Risikobeschreibungen, Retrospektiven oder jedes andere Textfeld um, kürzen oder erweitern Sie sie.
Sehen Sie es an Ihrem eigenen Portfolio.
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