Projektportfoliomanagement, durchgängig
Acht Bereiche für Lieferung, Nutzen, Strategie, Governance, Kapazität, Kosten und Änderungen. Alles davon liest aus den Tools, die Ihre Teams ohnehin nutzen, und nichts davon verlangt von ihnen, anders zu arbeiten.
Was Portavi kann
Alles im Produkt enthalten, nicht als separate Module verkauft.
Projekte & Agile
Projekte, nur lesend aus den Tools synchronisiert, die Ihre Teams ohnehin nutzen, gelesen über die jeweilige Vorgehensweise: Sprints, Phasen, Meilensteine oder laufende Arbeit.
Alle PläneProgramme & Nutzen
Fassen Sie Projekte zu Programmen zusammen und geben Sie jedem Programm den Nutzen, für den es existiert. Jeder Nutzen trägt eine Zielkennzahl, sodass ein Programm daran gemessen wird, was es verändert hat, und nicht daran, ob seine Projekte geschlossen wurden.
Alle PlänePortfolios & Strategie
Bündeln Sie Programme und Projekte in Portfolios, setzen Sie strategische Ziele dagegen und führen Sie strukturierte Strategie-Reviews, die festhalten, was entschieden wurde.
Ab dem Growth-PlanGovernance & Risikomanagement
Risiken, Lessons Learned, Nutzen, Entscheidungen und Änderungsanträge, jeweils im eigenen Register, über einer Risiko-Heatmap und einer Rangliste der riskantesten Projekte.
Alle PläneKapazitätsplanung
Eine Ansicht der offenen Arbeit aller Beteiligten über jedes angebundene Tool hinweg. Überlastung wird sichtbar, bevor Termine kippen, und Was-wäre-wenn-Szenarien lassen Sie Verschiebungen durchspielen, ohne je in Ihre Tools zurückzuschreiben.
Alle PläneBudget & Fertigstellungswert
Ein Kostenbasisplan mit Risikoreserve darin und Managementreserve außerhalb, Planwert gegen Fertigstellungswert und Istkosten, Kosten- und Termin-Leistungsindizes sowie eine Schätzung bei Fertigstellung.
Alle PläneÄnderungsmanagement
Änderungsanträge, gestellt von der verantwortlichen Person und entschieden von Genehmigenden, mit Baselines und Toleranzen, die eine Bearbeitung außerhalb der Toleranz in einen Antrag verwandeln statt in eine stille Änderung.
Alle PläneKI-Zusammenfassungen & Umschreiben
Geschriebene Zusammenfassungen in Berichten, eine Erklärung, warum ein Projekt gefährdet ist, ein Morgenüberblick in „Mein Fokus“ und Umschreiben in jedem Textfeld. Gelesen werden ausschließlich Kennzahlen, die Portavi ohnehin vorliegen.
Ab dem Growth-PlanProjekte & Agile
Portavi liest, wie ein Projekt tatsächlich läuft, statt jedes Team in dieselbe Form zu zwingen.
Nur lesend, aus Ihren vorhandenen Tools
Projekte und Boards, Aufgaben und Teilaufgaben, Zuständige, Fälligkeitstermine, Status und Fertigstellung sowie Sprints und Phasen werden aus Jira, Asana, Monday.com, Azure DevOps, ClickUp, GitHub Projects und Microsoft Planner synchronisiert. Portavi kann im Quelltool nichts verändern.
Jede Vorgehensweise, ein Zustandsmodell
Ein Scrum-Projekt wird über den aktiven Sprint gelesen, ein Wasserfall-Projekt über die aktuelle Phase, ein Kanban-Board über die laufende Arbeit und jedes Projekt über seinen nächsten Meilenstein. Wie ein Team auch arbeitet, das Projekt läuft am Ende in dasselbe „im Plan“, „gefährdet“ oder „verzögert“ zusammen.
Terminvorschläge
Laufen die untergeordneten Elemente eines Projekts oder Programms über dessen eigene Termine hinaus, schlägt ein Band auf der Seite ein neues Start- oder Enddatum vor. Sie nehmen es an oder nicht. Portavi verschiebt Ihre Termine nie von selbst.
Programme & Nutzen
Ein Programm wird daran gemessen, was es verändert hat, nicht daran, ob seine Projekte geschlossen wurden.
Nutzen mit Verantwortung und Termin
Jeder Nutzen, für den ein Programm existiert, trägt eine verantwortliche Person, einen Zieltermin, die beitragenden Projekte und einen eigenen Status. Das Programm meldet dann, wie viele seiner Nutzen tatsächlich erreicht wurden, und nicht nur, wie viele seiner Projekte geschlossen sind.
Summiert, nie gemittelt
Kosten- und Terminwerte laufen über ein Programm als Summen zusammen, nicht als Mittelwerte. So lässt sich ein großes Projekt in Schieflage nicht hinter mehreren kleinen gesunden verstecken.
Änderungssteuerung bis auf Programmebene
Ein Programm trägt ein eigenes Baseline-Enddatum und Baseline-Budget, und ein dagegen gestellter Änderungsantrag durchläuft denselben Genehmigungsweg wie einer auf Projektebene.
Portfolios & Strategie
Bündeln Sie Programme und Projekte in Portfolios, setzen Sie Ziele dagegen und führen Sie Strategie-Reviews, die etwas hinterlassen. Ziele lassen sich in Portavi schreiben oder aus dem Tool spiegeln, in dem Ihre Teams sie ohnehin pflegen.
Vier Zieltools
Atlassian Goals über Ihre Jira-Verbindung, Asana Goals, ClickUp Goals und Tability. Tability wird mit einem persönlichen API-Token verbunden und benötigt einen Tability-Workspace im Premium-Plan mit aktiviertem API-Zugriff für diesen Nutzer.
Gespiegelt, nicht synchronisiert
Die Spiegelung liest nur in eine Richtung. Ein Ziel und seine Key Results werden im selben Rhythmus aktualisiert wie die Projekte dieses Tools, und auf Wunsch direkt von der Portfolioseite aus. Bearbeitet wird im Tool, und jedes gespiegelte Ziel verlinkt dorthin zurück.
Key Results und Fortschritt
Jedes Key Result zeigt ein eigenes Fortschrittsdiagramm. Ein Ziel ohne Key Results zeigt stattdessen seinen eigenen Fortschritt als Balken. Erfolgskennzahlen aus Atlassian werden als Key Results gelesen.
Direkt in die Strategy Map
Gespiegelter Fortschritt fließt in die Strategy Map und in die Strategie-Reviews, wo ein gespiegeltes Ziel nur lesbar ist und einen Link trägt, um es im eigenen Tool zu öffnen. Integrationskarten zeigen, wie viele Portfolios das jeweilige Zieltool nutzen.
Governance & Risikomanagement
Fünf Register auf einer Seite, und eines davon führt sich selbst.
Fünf Register, eine Seite
Risiken, Lessons Learned, Nutzen, Entscheidungen und Änderungsanträge erhalten unter Governance jeweils ein eigenes Register, darüber eine Heatmap, die Auswirkung gegen Eintrittswahrscheinlichkeit aufträgt, und eine Rangliste der riskantesten Projekte nach offenen Risiken und Exposure.
Ein Entscheidungsprotokoll, das sich selbst schreibt
Das Entscheidungsprotokoll füllt sich aus Strategie-Reviews, Sprint-Reviews und Cadence-Reviews sowie aus Risikoereignissen, sodass die Aufzeichnung des Entschiedenen ein Nebenprodukt der Meetings ist, die Sie ohnehin abhalten, statt ein Dokument, an das jemand denken muss.
Risiken dort, wo die Arbeit ist
Jede Projekt- und Programmseite trägt eigene Tabs für Risiken, Lessons und Änderungen, sodass ein Risiko neben der Lieferung erfasst wird, die es bedroht, und nicht in einem separaten System, an dessen Öffnen jemand denken muss.
Kapazitätsplanung
Wer zu viel trägt, über alle angebundenen Tools auf einmal.
Eine Person, nicht fünf Konten
Dieselbe Person erscheint als getrenntes Konto in Jira, Asana und Ihren übrigen PM-Tools. Portavi erkennt wahrscheinliche Dubletten anhand von Name und E-Mail und schlägt die Zusammenführung vor; ein PMO-Manager bestätigt sie. Werkzeugübergreifende Kapazität funktioniert erst, wenn die Identitäten es tun.
Überlastung, bevor die Termine kippen
Offene Aufgaben werden pro Person über alle Projekte gezählt, sodass jemand mit zu viel Last früh auffällt, zusammen mit dem, was bereits überfällig ist. Eine Auslastungs-Heatmap zeigt, wo die Last tatsächlich liegt.
Was-wäre-wenn, ohne Ihre Tools anzufassen
Simulieren Sie, wie sich Arbeit zwischen Personen verschiebt, und sehen Sie die prognostizierte Auslastung, bevor Sie sich festlegen. Szenarien sind Pläne: Portavi schreibt nie in Ihre PM-Tools zurück.
Budget & Fertigstellungswert
Was die Lieferung gekostet hat, gegen das, was sie kosten sollte.
Ein Basisplan mit echten Reserven
Die Risikoreserve liegt innerhalb des Kostenbasisplans, die Managementreserve außerhalb, so wie PMBOK sie anordnet. Jeder Ausgabenposten hält fest, aus welchem Topf er bezahlt wurde, sodass Sie sehen, was von jedem übrig ist.
CPI, SPI und eine Prognose
Planwert (PV), Fertigstellungswert (EV) und Istkosten (AC), dazu Kosten-Performance-Index und Termin-Performance-Index sowie eine Schätzung bei Fertigstellung (EAC). Über ein Programm oder Portfolio aus summierten Werten aggregiert, nie gemittelt.
Kontrollpunkte, die die Zahlen einfrieren
Ein Budget-Kontrollpunkt hält Budget und Ausgaben in diesem Moment fest, sodass der Verlauf eine Aufzeichnung dessen ist, was Sie damals berichtet haben: keine nachträgliche Neuberechnung.
Änderungsmanagement
Änderungsanträge zu Projekten und Programmen: gestellt von der verantwortlichen Person des betroffenen Elements, entschieden von Genehmigenden und anschließend angewendet.
Fünf Arten von Änderung
Umfang, Termine, Budget, Ressourcen und Sonstiges. Jeden Antrag stellt die verantwortliche Person des Projekts oder Programms, das er betrifft.
Genehmigende entscheiden parallel
Die Richtlinie wird pro Workspace festgelegt: die Verantwortlichen der übergeordneten Elemente, ein beliebiger PMO-Manager, oder beides. Ein Projekt in einem Programm in einem Portfolio braucht sowohl die Programm- als auch die Portfolioverantwortung. Alle entscheiden gleichzeitig, und eine einzige Ablehnung schließt den Antrag.
Baselines und Toleranzen
Jedes Projekt und Programm trägt ein Baseline-Enddatum und ein Baseline-Budget. Bearbeiten Sie über die Toleranz des Workspace hinaus, wird aus der Änderung ein vorausgefüllter Änderungsantrag, und das Feld bleibt gesperrt, bis dieser angewendet oder zurückgezogen wird. Beim Anwenden wird der neue Wert geschrieben und die Baseline zurückgesetzt.
Es erscheint dort, wo Sie ohnehin arbeiten
Änderungsanträge erhalten ein eigenes Register unter Governance, mit Suche, Gruppierung und Sortierung, dazu einen Änderungen-Tab auf jedem Projekt und Programm, Aktionen in „Mein Fokus“ für Entscheidungen und Anwendungen, Benachrichtigungen und einen Abschnitt „Genehmigte Änderungen“ in den Statusberichten. Jede Entscheidung wird automatisch im Entscheidungsprotokoll festgehalten.
In jedem Plan enthalten. Neue Workspaces starten damit eingeschaltet, bestehende ausgeschaltet, und ein PMO-Manager kann es jederzeit aktivieren.
KI-Zusammenfassungen & Umschreiben
Für die lesende Person geschrieben, aus den Zahlen, die ohnehin auf der Seite stehen.
Executive Summaries, wenn Sie sie anfordern
In den Berichten zum Portfolio-Zustand und zur Executive Summary steht oben eine schriftliche Einordnung: wo das Portfolio steht, was sich verändert hat und was Aufmerksamkeit braucht. Sie entsteht auf Knopfdruck und wird dann gespeichert, sodass sich ein Bericht zwischen zwei Aufrufen nie unbemerkt selbst neu schreibt.
Warum ein Projekt gefährdet ist
Ein bis zwei Sätze unter einem gefährdeten Projekt, die die tatsächlichen Signale (Überfälligkeitsquote, Sprint-Tempo, im Chat gemeldete Blocker, Termin- und Kostenindizes) zu einer Ursache verbinden. Der Text spricht die Sprache der jeweiligen Vorgehensweise: der aktive Sprint bei Scrum, die aktuelle Phase bei Waterfall, der nächste Meilenstein, oder die WIP-Last bei Kanban.
Ein Morgenüberblick auf „Mein Fokus“
Zwei Sätze oben auf Ihrer persönlichen Seite: was heute Ihre Aufmerksamkeit braucht und was sich über Nacht in Ihren Projekten bewegt hat.
Umschreiben in jedem Textfeld
Formulieren Sie jedes Markdown-Feld um, kürzen oder erweitern Sie es (Statusnotizen, Risikobeschreibungen, Retrospektiven) für eine Auswahl oder das gesamte Feld, in einem Schritt widerrufbar.
Sehen Sie es an Ihrem eigenen Portfolio.
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